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Excel è un software che fa parte del pacchetto di Microsoft Office e che viene solitamente usato come foglio di calcolo, ma anche per creare grafici, tabelle ed elenchi. A prescindere dall’ambito di studi in cui si è specializzati e dalle proprie competenze di partenza, imparare Excel può essere davvero molto utile, non solo in ambito lavorativo, ma anche per la propria vita privata.
Innanzitutto, saper usare Excel è una delle competenze più richieste dai datori di lavoro: non in tutti i campi, è chiaro, ma in molti settori. Per fare qualche esempio, una competenza minima in Excel potrebbe essere richiesta a chi si occupa di risorse umane, così da organizzare tutte le informazioni relative a ciascun profilo, ma anche a chi è impegnato in un lavoro di segreteria e contabilità, per gestire al meglio numeri e dati importanti.
Imparare Excel è ancora più essenziale per chi ha intenzione di lavorare in ambito gestionale: in questo caso, sarà molto utile essere in grado di analizzare dati complessi, organizzare progetti basati sulle funzioni del foglio di calcolo e sulle necessità delle imprese, così come organizzare informazioni importanti per garantire l’intero funzionamento aziendale.
Al di là del lavoro, imparare Excel è importante anche per la propria vita privata: per tenere traccia delle proprie spese e progetti, ad esempio, mettere in ordine una lista di nomi, organizzare un evento, o preparare una strategia e un piano editoriale per il proprio blog personale.
Una delle prime cose da sapere per imparare a usare Excel è come è strutturato il foglio di calcolo. Una cartella di lavoro vuota si presenta come una griglia suddivisa in righe e colonne: ogni riga è associata a un numero, mentre ogni colonna a una lettera dell’alfabeto. Ogni cella, quindi, ha un nome dato dall’intersezione tra righe e colonne, come A1, B3, C10, D3 e così via. Le righe e le colonne del foglio di lavoro possono anche essere allargate: per farlo, è sufficiente cliccare e trascinare con il tasto sinistro del mouse nel punto di intersezione tra una cella e l’altra.
Importante è anche sapere che all’interno di un file Excel si possono inserire più fogli e modificare il nome di ciascuno. Per inserire un nuovo foglio, ad esempio, basta cliccare sul simbolo “+” in basso, proprio accanto a “Foglio 1”. Per rinominare i fogli, invece, basta cliccare sul foglio con il tasto destro del mouse, cliccare su “Rinomina” e digitare il nuovo nome. I fogli, poi, possono anche essere trascinati e riordinati.
Un’altra nozione di base su Excel riguarda la formattazione delle celle: come su altri programmi di Microsoft, anche su Excel è possibile formattare il testo per renderlo più gradevole e professionale, soprattutto se lo si vuole utilizzare per progetti professionali o di studio. Proprio come su Microsoft Word, nella schermata “Home” è possibile trovare diverse opzioni per formattare il testo:
Anche quando si inseriscono dei numeri all’interno delle celle, si può stabilire in che modo devono essere lette dal programma. Potrebbero ad esempio essere intesi come valute, come orari, date o ancora come semplice testo. Per farlo, si deve cliccare all’interno della sezione “Numeri”, sempre in “Home”.
Tra le prime nozioni da imparare su Excel ci sono sicuramente i calcoli di base. Facciamo un esempio pratico, prendendo come riferimento la somma e ricordando che queste tecniche possono essere applicate in modo simile anche per le altre operazioni.
Uno dei modi messi a disposizione da Excel per fare un calcolo di base è quello di utilizzare una formula, in questo caso la funzione “somma”. Se, ad esempio, si vogliono sommare tutti i numeri presenti sulla colonna A, basta digitare nella barra funzione questa formula: =SOMMA(A:A).
La funzione somma può essere utilizzata anche per sommare i numeri presenti in due celle distinte, come ad esempio la cella A1 e la cella D3. In questo caso, si dovrà usare una formula di questo tipo: =SOMMA(A1:D3).
Un altro modo molto semplice per fare una somma su Excel è quello di digitare nella barra funzione le celle che si vogliono sommare, come in questo esempio: =A1+A2.
Ricapitolando, per fare una somma su Excel si può:
A seconda della difficoltà dei calcoli e delle operazioni che si devono fare, Excel mette a disposizione anche molte altre funzionalità, tra cui il calcolo della percentuale, della media e molte altre funzioni più complesse.
Oltre ad essere usato per i calcoli, su Excel si possono anche inserire grafici e tabelle. Per farlo, è necessario cliccare su “Inserisci” e successivamente su “Tabella Pivot”. Per capire quando usare questa opzione, è importante specificare che questo tipo di tabelle serve a ottenere un riassunto rapido dei dati già presenti sul foglio di calcolo.
Un modo in cui potrebbe essere utilizzata la tabella pivot è, ad esempio, per tenere sotto controllo le spese personali. Excel, infatti, è molto utile anche per la gestione delle proprie finanze: su una colonna si possono inserire i mesi dell’anno, sull’altra le categorie di spesa e sulla terza l’importo relativo. In questo caso, una tabella pivot potrebbe essere utile per capire quanto si spende nel complesso per ciascuna categoria.
Per quanto riguarda i grafici, invece, su Excel è anche possibile inserire istogrammi e vari tipi di grafici, tra cui quelli a linee a torta. Anche i grafici possono essere creati sulla base dei dati già presenti sul foglio di lavoro o a partire da un modello predefinito.
In assenza del pacchetto di Microsoft Office, è bene sapere che esiste anche una versione online di Excel, che permette di lavorare su fogli di calcolo tramite browser. La versione online non presenta così tante differenze rispetto a quella a pagamento, ma ha qualche funzione in meno. Per esempio:
In più, Excel può essere utilizzato anche su dispositivi mobili attraverso l’apposita applicazione Microsoft Excel, disponibile sia per Android che per iOS. Chiaramente la versione pensata per i dispositivi mobili ha molte meno funzionalità rispetto a quella per desktop, ma permette di eseguire le funzioni di base, come i calcoli e la possibilità di aggiungere tabelle o grafici.
Come abbiamo visto, per imparare Excel non è obbligatorio avere la versione a pagamento del programma, perché è possibile utilizzarlo anche tramite browser o da mobile. Se si frequenta ancora la scuola o l’università, però, può essere utile sapere che l’accesso a Office è gratuito per tutti i docenti e gli studenti con un indirizzo e-mail scolastico valido.
Il pacchetto pensato per la scuola non include solo Excel, ma tutti i programmi di Office: Microsoft Word, Microsoft Teams, OneNote e PowerPoint. Se la tua scuola o università aderisce al programma Education, scaricare questo pacchetto è un modo molto conveniente per iniziare a imparare Excel o qualsiasi altro software di Office.
Excel ha davvero tantissime funzioni: per questo, non è poi così semplice imparare a utilizzarlo bene. Oltre a fare tanta pratica in autonomia, in rete ci sono moltissime risorse da poter utilizzare per imparare a usare questo software.
Se si vuole imparare Excel gratis, ad esempio, ci si può formare seguendo le guide per principianti presenti online, da quelle più generiche fino a quelle più specifiche o incentrate su una funzione in particolare. Sempre tra le risorse gratuite, si possono anche guardare dei video o dei tutorial su YouTube, spesso ancora più diretti e intuitivi degli articoli scritti.
Anche i libri possono essere d’aiuto: ne esiste addirittura uno ufficiale di Microsoft. Anche fare lezioni private o seguire un corso in rete potrebbe essere un’ottima soluzione: se le guide, i libri e i video sono pensati per un pubblico più generico, infatti, un corso o delle lezioni individuali possono risolvere dubbi e problemi specifici e permettere a chiunque voglia imparare di essere seguito passo passo.
In ogni caso, è importante ricordare che imparare a usare Excel non è impossibile né fattibile solo per chi è appassionato di matematica. Con un po’ di pratica e sulla base di quelle che sono le proprie necessità, può riuscirci chiunque, senza troppe difficoltà.
Imparare Excel è sicuramente una grande opportunità, tanto per la vita privata quanto per il mercato del lavoro e per i propri progetti personali.
